Bürokratieabbau – Effizienzsteigerung durch weniger Vorschriften

Die wichtigsten Fakten auf einen Blick

• Bürokratie verursacht Unternehmen in Deutschland jährlich 64 Milliarden Euro Kosten durch Berichts- und Dokumentationspflichten.
• Fast jedes fünfte Unternehmen musste zusätzlich Personal für Bürokratie einstellen.
• Der Bürokratieaufwand band bis 2025 rund 325.000 zusätzliche Vollzeitstellen.
• Von über 7.500 Verwaltungsleistungen sind bislang nur etwa 11 Prozent deutschlandweit online verfügbar.

Was ist Bürokratie?

Bürokratie umfasst die Regeln, Verfahren und Verwaltungsprozesse, mit denen staatliche Aufgaben organisiert und kontrolliert werden. Sie soll Rechtssicherheit und Gleichbehandlung gewährleisten. Bürokratieabbau bedeutet, Vorschriften, Nachweispflichten und Verwaltungsverfahren zu reduzieren, um Unternehmen zu entlasten.

 

Bürokratieabbau ist eine der zentralen Voraussetzungen dafür, um den Wirtschaftsstandort Deutschland wieder wettbewerbsfähiger zu machen. Unternehmen müssen immer mehr Zeit und Personal für Dokumentationspflichten, Berichtspflichten und Verwaltungsverfahren aufwenden. Allein die laufenden Kosten aus administrativen Berichts- und Dokumentationspflichten der Bundesgesetzgebung belaufen sich auf rund 64 Milliarden Euro pro Jahr. Nicht enthalten sind dabei unter anderem direkt geltendes EU-Recht sowie Vorgaben von Ländern und Kommunen.

Auch die Unternehmen selbst nehmen eine zunehmende Bürokratiebelastung wahr. In einer repräsentativen Befragung des IW-Zukunftspanels aus dem Herbst 2025 gaben 55 Prozent der Unternehmen an, dass ihr Bürokratieaufwand in den vergangenen Jahren spürbar gestiegen sei. Weitere 25 Prozent berichteten von einem zumindest etwas höheren Aufwand. Fast jedes fünfte Unternehmen musste zusätzliches Personal einstellen, um die Bürokratie zu bewältigen. Zwischen 2022 und 2025 stieg der Personalbedarf der Unternehmen zur Bearbeitung staatlicher Bürokratie um rund 325.000 Vollzeitstellen.

Für einen wirksamen Bürokratieabbau in Deutschland reicht es deshalb nicht, einzelne Berichtspflichten zu streichen. Bestehende Regeln müssen systematisch darauf überprüft werden, ob sie tatsächlich notwendig und verhältnismäßig sind. Neue Regelungen sollten von Beginn an möglichst bürokratiearm ausgestaltet werden. Dazu gehören Praxischecks mit den betroffenen Unternehmen, eine konsequente Evaluation bestehender Gesetze und eine stärkere Nutzung vertrauensbasierter statt kleinteiliger Regulierung.

Die Bundesregierung hat sich vorgenommen, die Bürokratiebelastung deutlich zu reduzieren. Bislang stehen den ambitionierten Zielen jedoch vor allem kleinere Einzelmaßnahmen gegenüber. Entscheidend wird sein, ob tatsächlich umfangreiche Berichtspflichten, Dokumentationspflichten und unnötig komplizierte Verfahren entfallen. Bürokratieabbau muss dabei als dauerhafte Aufgabe verstanden werden und nicht nur in einzelnen Bürokratieentlastungsgesetzen stattfinden.

Ein wichtiger Hebel dafür ist eine moderne digitale Verwaltung. Digitalisierung führt allerdings nicht automatisch zu weniger Bürokratie. Werden komplizierte analoge Prozesse lediglich in ein Online-Formular übertragen, bleibt die Bürokratie bestehen. Verwaltungsverfahren müssen deshalb gleichzeitig vereinfacht, standardisiert und digitalisiert werden. Der bisherige Stand beim E-Government zeigt den großen Handlungsbedarf: Von insgesamt 7.509 Einzelleistungen des Onlinezugangsgesetzes waren Anfang 2026 lediglich 823 bundesweit flächendeckend online verfügbar.

Besonders wichtig ist das Once-Only-Prinzip. Bürger und Unternehmen sollten Informationen, die bereits bei einer staatlichen Stelle vorliegen, nicht immer wieder neu an andere Behörden übermitteln müssen. Dafür müssen staatliche Register modernisiert und miteinander verknüpft werden. Ein bundesweit einheitliches Unternehmensportal könnte zudem staatliche Leistungen und Anforderungen an einer Stelle bündeln und Verwaltungsverfahren deutlich vereinfachen.

Auch Künstliche Intelligenz kann beim Bürokratieabbau helfen. KI-Systeme können beispielsweise Anträge auf Vollständigkeit prüfen, Informationen strukturieren und Verwaltungsentscheidungen vorbereiten. Gleichzeitig müssen Bund, Länder und Kommunen ihre digitalen Lösungen stärker vereinheitlichen. Gerade die föderale Zersplitterung verhindert bislang häufig, dass bereits entwickelte digitale Verwaltungsleistungen schnell deutschlandweit eingesetzt werden.

Erfolgreicher Bürokratieabbau geht deshalb über weniger Formulare hinaus. Deutschland braucht einfachere Regeln, schnellere Verfahren und eine Verwaltung, die vorhandene Daten intelligent nutzt. Digitalisierung, moderne Register und KI können dabei wichtige Werkzeuge sein. Entscheidend bleibt aber das Ziel: Bürger und Unternehmen müssen weniger Zeit mit staatlichen Vorgaben und Verwaltungsprozessen verbringen.

Quellen:

Büchel, J., Gruben, C. F. & Röhl, K.-H. (2026). E-Government und Verwaltungsdigitalisierung: Aktueller Status quo und die Maßnahmen der Bundesregierung seit ihrem Amtsantritt. Gutachten im Auftrag der Initiative Neue Soziale Marktwirtschaft (INSM). Institut der deutschen Wirtschaft.

Röhl, K.-H. & Scheufen, M. (2026). Bürokratie in Deutschland. Stand und Handlungsempfehlungen. Kurzgutachten im Auftrag der Initiative Neue Soziale Marktwirtschaft (INSM). Institut der deutschen Wirtschaft.